1. Objet
La présente politique est rédigée conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD), à la loi roumaine n° 190/2018, à la directive ePrivacy, aux principes internationaux de confidentialité de l’OCDE et aux règles applicables aux transferts internationaux.
2. Responsable du traitement
Responsable du traitement : RBC Real Estate S.R.L. Contact : office@rbcrealestate.ro. Le siège social, le numéro d’enregistrement et le contact confidentialité/DPO doivent être complétés conformément aux registres officiels de la société avant publication.
3. Catégories de données personnelles
RBC Real Estate S.R.L. peut traiter des données d’identification, coordonnées, données de formulaires du site web, données de dossier de projet, documents corporatifs et financiers, documents immobiliers, documents bancaires, données KYC/AML, informations sur les bénéficiaires effectifs, informations sur l’origine des fonds, données de filtrage sanctions et PEP, journaux techniques, rapports de navigation du site web, adresse IP publique, en-tête de localisation IP disponible, résultat externe de géolocalisation IP, informations navigateur/appareil et terminal/plateforme, correspondance et notes de revue. RBC REAL ESTATE Srl peut utiliser ipapi.co comme fournisseur externe de géolocalisation IP afin d’estimer le pays, la région, la ville, le fuseau horaire, les coordonnées, l’ASN et l’organisation réseau à partir de l’adresse IP publique. Les enregistrements de cookies et de navigation peuvent être agrégés dans un rapport PDF interne envoyé au maximum une fois par 24 heures à webmaster@rbcrealestate.ro.
Les utilisateurs ne doivent pas soumettre de données de catégorie particulière, de données médicales, de données biométriques, de données relatives à des infractions pénales ou de données d’enfants, sauf si cela est strictement nécessaire et fondé sur une base juridique appropriée.
4. Sources de données
Les données peuvent provenir du formulaire du site web, de communications directes par e-mail, de fichiers téléchargés, de représentants du client, de registres publics, de bases de données commerciales, de banques, d’investisseurs, de consultants, d’institutions autorisées et d’outils de contrôle de conformité, le cas échéant.
5. Finalités du traitement
- Réponse aux demandes du site et de projets.
- Analyse initiale du projet et revue d’éligibilité.
- Préparation de mandats, NDA, DPA, feuilles de conditions ou contrats.
- Conseil aux entreprises, conseil en management, revue immobilière, revue de préparation du projet et documentation de financement.
- KYC/AML, sanctions, bénéficiaires effectifs, PEP, origine des fonds et contrôles anticorruption.
- Coordination with tiers authorised by RBC Real Estate S.R.L.
- Sécurité du site, prévention de la fraude et défense des droits légaux.
- Administration du site web, enregistrements du consentement aux cookies et rapports de navigation à des fins de sécurité et d’amélioration du service.
6. Bases légales
Les bases juridiques peuvent inclure l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, des obligations légales, des intérêts légitimes, le consentement lorsque requis par la loi, ainsi que la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Le consentement peut être retiré à tout moment sans affecter les traitements licites antérieurs.
7. Règle de traitement par des tiers
Les données administrées par RBC Real Estate S.R.L. ne peuvent pas être traitées par des tiers sans l’approbation écrite préalable de RBC Real Estate S.R.L.
Aucun tiers ne peut accéder, copier, stocker, transmettre, analyser, utiliser, combiner, divulguer ou traiter des données personnelles ou documents de projet sans autorisation écrite de RBC REAL ESTATE Srl, finalité documentée, instructions écrites, obligations de confidentialité, DPA le cas échéant, mesures techniques et organisationnelles appropriées, restrictions d’usage propre et absence de transfert ultérieur sans approbation écrite.
8. Destinataires
Les données ne peuvent être divulguées, uniquement lorsque cela est nécessaire et autorisé, qu’au personnel interne, aux collaborateurs autorisés, fournisseurs IT/hébergement/e-mail/sécurité, avocats, auditeurs, consultants, comptables, experts techniques, banques, investisseurs, fonds, sociétés publiques, routes DFI/ECA, institutions financières, autorités publiques et sous-traitants approuvés par écrit.
RBC Real Estate S.R.L. ne vend pas de données personnelles et n’autorise pas les tiers à les utiliser à des fins de marketing, d’entraînement d’IA, de profilage, de notation ou à leurs propres fins sans base juridique et approbation écrite distincte.
9. Transferts internationaux
Lorsque des données doivent être transférées hors de l’Espace économique européen, le transfert ne peut intervenir qu’avec un mécanisme valide, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types, des règles d’entreprise contraignantes, une analyse d’impact du transfert, des mesures de sécurité supplémentaires et l’approbation écrite de RBC REAL ESTATE Srl lorsque requise.
10. Conservation
Les données ne sont conservées que le temps nécessaire. Les demandes générales sans mandat peuvent être conservées jusqu’à 24 mois à compter de la dernière communication. Les mandats actifs ainsi que les dossiers contractuels, fiscaux, KYC/AML et de sécurité peuvent être conservés conformément au contrat, à la loi et à la politique interne. Les durées finales doivent être établies par RBC Real Estate S.R.L. après revue juridique et de conformité.
11. Sécurité
RBC Real Estate S.R.L. doit appliquer des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment accès fondé sur les rôles, mots de passe robustes, authentification multifacteur lorsque possible, chiffrement en transit et si possible au repos, séparation des projets, accès restreint, sauvegarde sécurisée, procédures de suppression, formation à la confidentialité, évaluation des tiers et réponse aux incidents.
12. Droits des personnes concernées
Les personnes concernées peuvent disposer, dans les conditions du RGPD, de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données, d’opposition, de retrait du consentement et de réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Demandes relatives à la confidentialité : office@rbcrealestate.ro ou une adresse dédiée à la confidentialité à compléter. Autorité roumaine : Autorité nationale de surveillance du traitement des données personnelles - https://www.dataprotection.ro
13. Incidents de sécurité
En cas d’incident de sécurité affectant des données personnelles, RBC Real Estate S.R.L. évaluera le risque, contiendra l’incident, documentera l’événement et notifiera l’autorité ou les personnes concernées lorsque la loi l’exige. Les tiers autorisés doivent informer RBC Real Estate S.R.L. sans retard indu et de préférence dans les 24 heures.
14. Modifications
La présente politique peut être mise à jour. La version en vigueur doit être publiée sur le site web et identifiée par la date de dernière mise à jour.
15. Sources juridiques
- Regulation (EU) 2016/679 - GDPR.
- Loi roumaine n° 190/2018.
- ePrivacy Directive 2002/58/EC.
- Clauses contractuelles types de la Commission européenne.
- EDPB guidance on international transfers.
- Principes de confidentialité de l’OCDE.