1. Objet
Le présent addendum s’applique lorsqu’un fournisseur, consultant, partenaire, banque, investisseur, conseiller ou autre tiers reçoit accès à des données, documents ou fichiers provenant de RBC Real Estate S.R.L. ou en lien avec celle-ci.
2. Protected Data
Les Données protégées désignent toutes les informations reçues, consultées, stockées ou générées en lien avec RBC Real Estate S.R.L., ses clients, ses travaux de conseil, projets ou mandats, y compris les données personnelles, dossiers de projet, documents commerciaux, documents financiers, documents immobiliers, documents bancaires, données KYC/AML, informations sur les bénéficiaires effectifs, contrats, feuilles de conditions, mandats, modèles financiers, permis, études, données d’accès, journaux, métadonnées et copies.
3. Main Prohibition
Aucun tiers ne peut accéder aux Données protégées, les utiliser, stocker, copier, analyser, transmettre, divulguer, publier, modifier, combiner, supprimer, archiver ou traiter sans l’approbation écrite préalable de RBC Real Estate S.R.L.
4. Conditions for Authorisation
RBC Real Estate S.R.L. ne peut autoriser un tiers que s’il existe une finalité claire, documentée et légitime, si l’accès est nécessaire, si le tiers est identifié et évalué, si un NDA, DPA ou contrat équivalent est signé, si les instructions écrites de RBC REAL ESTATE Srl sont respectées, si des mesures de sécurité appropriées existent, si les données ne sont pas utilisées aux propres fins du tiers et si aucun transfert ultérieur ni sous-traitance n’intervient sans approbation écrite.
5. Mandatory Sécurité
- Contrôle d’accès fondé sur les rôles et authentification forte.
- Chiffrement en transit et, lorsque possible, au repos.
- Journaux d’accès et traçabilité.
- Separation of clients and projets.
- Contractual confidentialité for personnel.
- Secure backup and incident-response procedure.
- Suppression ou restitution à la fin du mandat.
- No AI training, scoring, marketing, resale or profiling without separate written approbation.
6. Processor Obligations
Lorsqu’un tiers agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, il ne peut traiter les données personnelles que sur instructions documentées de RBC Real Estate S.R.L., uniquement pour la finalité et la durée approuvées, sous obligations de confidentialité, avec des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et avec assistance pour les droits des personnes concernées, la réponse aux violations, les audits et la documentation de conformité.
7. Sub-Processors
Un sous-traitant ne peut engager un autre sous-traitant sans autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, de RBC Real Estate S.R.L. Tout sous-traitant ultérieur approuvé doit être soumis aux mêmes obligations de protection des données, et le sous-traitant initial demeure responsable des actes et omissions du sous-traitant ultérieur.
8. International Transfers
Les Données protégées ne peuvent pas être transférées hors de l’Espace économique européen ni à une organisation internationale sans l’approbation écrite de RBC Real Estate S.R.L. Les transferts de données personnelles doivent respecter le chapitre V du RGPD et peuvent nécessiter une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types, des règles d’entreprise contraignantes, une analyse d’impact du transfert, des garanties supplémentaires ou une dérogation légale.
9. Incident Notice
Tout tiers qui soupçonne ou découvre un accès non autorisé, une perte, divulgation, altération, indisponibilité ou violation de sécurité doit en informer RBC Real Estate S.R.L. sans retard indu et de préférence dans les 24 heures. La notification doit inclure la nature de l’incident, les données affectées, les personnes ou projets concernés, la période, les mesures prises, le risque estimé et la personne de contact.
10. Restitution et suppression
À la demande de RBC Real Estate S.R.L. ou à la résiliation du mandat, le tiers doit restituer ou supprimer toutes les Données protégées, y compris les copies, sauvegardes et extraits, sauf si la conservation est exigée par la loi. Une confirmation écrite de suppression peut être requise.
11. Recommended Contract Clause
"Le Tiers confirme qu’il n’accédera pas, n’utilisera pas, ne stockera pas, ne copiera pas, ne divulguera pas, ne transférera pas, ne combinera pas, n’analysera pas ni ne traitera, directement ou indirectement, toute donnée, information ou document reçu de RBC Real Estate S.R.L. ou en lien avec celle-ci sans l’approbation écrite préalable de RBC Real Estate S.R.L. Tout traitement approuvé sera effectué strictement conformément aux instructions écrites de RBC Real Estate S.R.L., sous obligations de confidentialité, sécurité, traçabilité, absence d’usage propre et absence de sous-traitance non autorisée. En cas de données personnelles, le Tiers respectera le RGPD, la loi roumaine 190/2018 et toutes les règles internationales applicables, y compris les règles de transfert international."